Po nejbouřlivějších pěti letech pro kancelářskou práci za několik desetiletí se vzorce chování začínají stabilizovat a lídři říkají, že jsou připraveni – nebo začínají – dělat změny v pracovním prostředí. Lidé používají prostory jinak než dřív, případně jinak, než si mnozí představovali při prvních návratech do kanceláří po pandemii. Výsledek je jasný: bez ohledu na obor nebo velikost firmy je čas opustit některé staré způsoby navrhování kanceláří a začít podporovat to, jak lidé pracují dnes.
Nový výzkum Steelcase realizovaný s lídry organizací v USA ukazuje, co je potřeba udělat, aby lidé byli produktivnější, více angažovaní a cítili se v práci lépe (viz „Five Ways Your Office Will Change by 2027“). Bez ohledu na to, jak velký nebo malý prostor je, musí „pracovat více“ – tím, že podpoří více způsobů práce.
FLEXIBILNĚJŠÍ KANCELÁŘ
V době, kdy se děje tolik změn najednou, je potřeba flexibility klíčovým faktorem, který žene organizace k adopci sdíleného deskingu. Před deseti lety byla většina kanceláří navržena podle poměru 1:1 – jeden stůl na jednoho zaměstnance. Dnes si jeden stůl sdílí dva a více lidí ve více než polovině organizací – a tento růst se za poslední dva roky spíše ustálil. Jak více lidí chodí do kanceláře častěji, zaměstnavatelé poskytují mix sdílených a pevných pracovních míst, aby podpořili jejich pracovní vzorce.
Shrnutí: Sdílení stolů je dnes napříč organizacemi poměrně běžné. Více než polovina firem používá model sdílených pracovních míst. Způsob, jakým je implementován, se ale výrazně liší. U firem, které sdílené desky využívají, se poměr lidí na stůl může výrazně lišit v závislosti na strategii a dalších faktorech. 83 % očekává sdílení 2:1 nebo vyšší. Většina se pohybuje kolem poměru 4:1, některé jdou až na šest lidí na jeden stůl. Ať už jsou stoly pevně přidělené, nebo sdílené, nejdůležitější je dát lidem přístup k různorodým typům prostorů pro různé druhy práce – a svobodu zvolit si to, co jim nejlépe vyhovuje.
NEVYUŽITÁ ZASEDACÍ MÍSTNOST
Velké zasedačky byly dlouhá léta běžnou součástí většiny kanceláří. Vidíte i vy velké, téměř prázdné meeting room, kde sedí jen pár lidí? Děje se to všude. Téměř 60 % zasedacích prostor je navrženo pro 11 a více lidí. Přesto většina schůzek má v průměru 1–3 účastníky fyzicky v místnosti.
I ve dnech, kdy je uprostřed týdne největší nápor, zůstávají velké zasedací místnosti nevyužité. Partner Steelcase, společnost VergeSense, zjistil, že i během „nejrušnějších“ úterních dnů jsou nejčastěji využívané prostory pro 2–4 osoby – a to v 70–81 % případů. Místnosti pro pět a více lidí jsou využity jen zhruba polovinu času (VergeSense, 2025).
Shrnutí: Tradiční velké zasedačky mají v kancelářích stále své místo, ale dnes jich stačí méně. Mnoho organizací hledá jiné, flexibilnější způsoby, jak hostit větší skupiny v otevřených prostorech. Zvažte, jak by demontovatelné příčky mohly pomoci rozdělit velkou uzavřenou místnost na menší, častěji využívané huddle místnosti a individuální boxy (viz příklad).
PODPORA SOUSTŘEDĚNÉ PRÁCE ZAOSTÁVÁ, ALE ZLEPŠUJE SE
Většina zaměstnanců v USA tráví téměř dvě třetiny pracovní doby individuální prací, a proto dlouhodobě hlásí potřebu lepších míst pro soustředění v kanceláři. Lídři nicméně při plánování upřednostňují meetingové a zasedací prostory před těmi pro fokus práci, i když jejich podpora pro vytváření více míst na soustředění v posledních čtyřech letech roste.
Shrnutí: Když se lidé začali po pandemii vracet do kanceláří, organizace logicky upřednostnily zdraví a bezpečnost a kladly větší důraz na individuální pracovní místa. Jak se počet lidí v kanceláři zvyšoval, část prostoru se přerozdělila na více kolaboračních zón – s vírou, že lidé chodí do kanceláře hlavně kvůli týmové práci a individuální práci zvládnou doma. Dnes lídři naznačují, že slyší potřeby zaměstnanců a reagují na ně: potřebujeme jak prostory pro soustředění, tak pro spolupráci.
SOUKROMÍ JE PRO LIDI PRIORITA, PRO LÍDRY POSLEDNÍ TÉMA
Výzkumy zaměstnanců Steelcase ukázaly, že soukromí je pro lidi v práci prioritou číslo jedna. Pro lídry je však ve srovnání s dalšími zlepšeními pracovního prostředí až na konci seznamu.
Shrnutí: Lídři mohou vnímat soukromí jako drahý a těžko řešitelný problém, a proto ho staví na nižší příčky svých priorit. Ve skutečnosti ale existuje celá škála způsobů, jak navrhovat různé typy soukromí – akustické, vizuální i teritoriální – a ne všechny musejí mít čtyři stěny a dveře. Existují dostupné a flexibilní způsoby, jak do kanceláře přidat potřebné soukromé nebo chráněné prostory. Nejlepší řešení pro soukromí nabízí lidem během dne různé možnosti, které odpovídají různým typům práce (viz „The Possibilities of Privacy“).
Síly, které dnes mění svět práce, dopadají na organizace všech velikostí a napříč obory. Pracoviště je strategickým aktivem, které mohou firmy využít k tomu, aby si navrhly flexibilitu a odolnost. Dnešní kanceláře ale často nedokážou reagovat na vyvíjející se potřeby lidí, kteří v nich pracují různými způsoby.
Začít se změnami přitom nemusí být složité. Přístup Steelcase k navrhování pracovního prostředí, tzv. Community-Based Design, lze zvětšit nebo zmenšit podle toho, jak se vyvíjejí vzorce chování v organizaci. Aplikace principů Community-Based Design na nefungující části kanceláře může lidem nabídnout více možností a lepší zkušenost, která odpovídá jejich dnešním potřebám. Lídři mohou postupovat po jednotlivých prostorech – vylepšovat místnosti pro spolupráci, individuální pracoviště nebo přidávat prvky soukromí.